Descrizione
Obiettivo e Ambito di Applicazione
Obiettivo:
Garantire l’uso efficiente, sicuro e condiviso dell’aula magna e delle sue
dotazioni tecniche al fine di preservare le attrezzature e la funzionalità dei servizi associati.
Ambito:
Aula Magna e tutta la strumentazione audio/video/luci in essa contenuta, situati
nell’edificio condiviso.
Programmazione e Prenotazione
Coordinamento:
I Dirigenti Scolastici o i loro delegati (es. Responsabili dell’Ufficio Tecnico
o collaboratori) delle due scuole devono incontrarsi all’inizio dell’anno scolastico per definire
un calendario di massima per eventi ricorrenti e prioritari.
Registro Unico:
Istituire un Registro (condiviso) per le prenotazioni che deve includere:
– Data e orario (inizio e fine) di utilizzo.
– Istituto richiedente.
– Docente/Personale referente per l’evento.
– Motivazione dell’uso (es. Riunione docenti, spettacolo teatrale, conferenza).
– Specifiche sulla strumentazione richiesta.
Tempistiche:
Le prenotazioni devono essere effettuate con un preavviso minimo (es. 7 giorni lavorativi).
Le richieste di modifica devono essere comunicate immediatamente all’altro Istituto.
Conflitti:
In caso di richieste simultanee, la precedenza può essere stabilita in base a:
1. Eventi istituzionali di rilievo nazionale/territoriale.
2. Eventi programmati nel calendario di inizio anno.
3. Ordine cronologico di prenotazione.
3. Accesso e Responsabilità
Chiavi e Codici:
L’accesso all’aula magna deve essere regolamentato.
Le chiavi/i codici sono in dotazione ai Referenti Autorizzati (individuati da ciascun Dirigente) o al personale di portineria.
L’accesso è consentito esclusivamente al personale autorizzato e durante gli orari
di prenotazione.
Responsabilità sull’uso:
L’Istituto che utilizza l’aula è direttamente responsabile di qualsiasi danno a strutture e attrezzature causato durante il periodo di utilizzo.
Il Docente/Personale referente ha l’obbligo di verificare l’integrità e la funzionalità della sala e delle apparecchiature prima e dopo l’uso.
Eventuali guasti o anomalie devono essere immediatamente segnalati a entrambi i Dirigenti Scolastici e ai referenti tecnici.
4. Gestione della Strumentazione (Protocollo Tecnico)
Inventario e Corredo:
Mantenere un Inventario dettagliato e aggiornato di tutta la strumentazione (videoproiettore, impianto audio, microfoni, mixer, PC dedicati, luci, ecc.) approvato da entrambi gli Istituti.
Accensione e Spegnimento:
Seguire una checklist standardizzata (affissa nella postazione tecnica) per l’accensione e lo spegnimento delle apparecchiature, con particolare attenzione allo spegnimento corretto dei videoproiettori (cooling time).
La strumentazione deve essere utilizzata solo da personale formato o assistito
da personale tecnico qualificato.
Configurazione:
Al termine dell’utilizzo, il personale dell’Istituto utilizzatore deve provvedere a riportare l’aula magna alla sua configurazione standard (es. cavi riavvolti, microfoni riposti nell’armadietto, sedie in ordine, PC spento e disconnesso).
Uso di strumentazione Esterna:
L’uso di apparecchiature esterne (di proprietà della singola scuola) è consentito solo se non interferisce con l’impianto fisso. Il montaggio e smontaggio di tale strumentazione è a carico esclusivo dell’Istituto proponente.
5. Pulizia e Manutenzione
Pulizia Ordinaria:
Il servizio di pulizia deve essere garantito dal personale della scuola cui spetta la gestione oraria ordinaria dell’edificio.
Pulizia Straordinaria:
Se un evento comporta un uso eccezionale o la sporcizia va oltre la normale usura, l’Istituto organizzatore dell’evento è tenuto a organizzare una pulizia
supplementare.
Manutenzione Tecnica:
Definire un piano di manutenzione programmata (ordinaria e straordinaria) per la strumentazione. I costi devono essere ripartiti in base a un accordo preventivo tra le due scuole (es. 50/50 o in base alle ore di utilizzo annuali).
Guasti: In caso di guasto accidentale o da usura, i costi di riparazione sono a carico della
gestione comune. In caso di danno accertato da negligenza, sono a carico dell’Istituto responsabile.